הותר לפרסום: דו"ח מבקר העירייה לשנת 2019 נדון בישיבת מועצה רגילה ביום 27.10.2020
מועצת העירייה דנה בדו"ח במסגרת ישיבת מועצה מן המניין , בניגוד להוראות כפי שהן מפורטות בפקודת העיריות. דו"ח הביקורת השנתי אמור לידון כסעיף בלעדי בישיבת מועצה מיוחדת שלא מן המניין. כנראה שמבקר העירייה יציין את ביקורתו על כך בדו"ח הבא.
פורסם בתאריך: מאת:
נכתב על ידי
מערכת רמלוד נט ובאר יעקב
מבקר העירייה רו"ח משה מימון, אחד משומרי הסף בעיריית לוד, עושה את עבודתו בחדרי חדרים בשקט ובבטחה. פעם בשנה, הוא מעביר לראש העיר את דו"ח הביקורת השנתי, כדי לדון בו בישיבת מועצה שלא מן המניין, ורק לאחר תום הדיון בדו"ח, ניתן לפרסם את תוכנו בקרב הציבור באמצעות התקשורת המקומית וכמובן גם באמצעות הרשתות החברתיות.
מועצת העירייה דנה בדו"ח במסגרת ישיבת מועצה מן המניין , בניגוד להוראות כפי שהן מפורטות בפקודת העיריות. דו"ח הביקורת השנתי אמור להידון כסעיף בלעדי בישיבת מועצה מיוחדת שלא מן המניין. כנראה שמבקר העירייה יציין את ביקורתו על כך בדו"ח הבא.
ישיבת המועצה בה נדון בין היתר דו"ח מבקר העירייה
מערכת היישומון "רמלודנט-באר יעקב" מצאה לנכון להביא כאן את תמצית הממצאים של חמשת הנושאים שנבדקו לעומקם ע"י מבקר העירייה, וכמובן גם לאפשר לקוראים החפצים בכך, לעיין בדו"ח עצמו הכולל את כל דברי הביקורת המופיעים ב- 241 העמודים המצויים בקובץ המופיע כאן >>
נושא ראשון: תמיכות באמצעות ועדת התמיכות.
1 .גיבוש המלצה לתבחינים במסגרת ועדת תמיכות באיחור – בבדיקת הביקורת נמצא כי ועדת התמיכות אישרה את התבחינים כחודש לאחר המועד האחרון המותר לאישור התבחינים לשנת 2018 . מומלץ כי ועדת תמיכות תתאם את ישיבותיה לאישור התבחינים כך שתעמוד בלוח הזמנים שקבע משרד הפנים.
2 .העדר פרוט התבחינים בפרוטוקול ועדת תמיכות – הביקורת סקרה את פרוטוקולי ועדת תמיכות בנוגע לאישור התבחינים, מסקירה זו עולה כי התבחינים לא פורטו ולא צורפו כנספח לאף אחד מהפרוטוקולים. מומלץ כי הפרוטוקולים של הוועדה יכללו את מלוא החלטות הוועדה לרבות פירוט התבחינים .
3. אי יישום החלטת המועצה בנוגע לתבחינים – בתאריך 2017.09.04 ,ערכה המועצה שינויים בסעיף י"א במסמך התבחינים. בבדיקת הביקורת עלה כי שינוי הנוסח במסמך התבחינים שעליו החליטה המועצה בישיבתה לא בוצע בפועל.
4 .קביעת טופס שאינו עומד במלוא הקריטריונים של משרד הפנים להגשת בקשות לתמיכה - בבדיקת הביקורת נמצא כי טופסי הבקשה שפורסמו לציבור עומדים בקריטריונים שקבע משרד הפנים, למעט 2 סוגיות עיקריות: האחת, חסרה הסכמה לוויתור סודיות בנקאית כנדרש בטפסי משרד הפנים. והשנייה, חסר פרוט מידע אודות הפעילות עבורה מבוקשת התמיכה. מומלץ לעדכן את טופס הבקשה לקבלת תמיכה כך שיהיה תואם לדרישות משרד הפנים.
5. העדר רשימה המפרטת את מלוא מגישי הבקשות לשנת 2018 – בבדיקת הביקורת נמצא כי הרשימה שהועברה לידי הביקורת איננה מלאה ואיננה כוללת את מלוא העמותות שהגישו בקשה לתמיכה בשנת 2018 .מומלץ לבצע רישום מלא של כלל העמותות שהגישו בקשות לתמיכה.
6 . אי עמידה בלוחות הזמנים לאישור התמיכות - בבדיקת הביקורת נמצא שוועדת התמיכות לא עמדה בלוחות הזמנים, כפי שנדרש בהנחיות משרד הפנים, ואף חרגה מהם במספר חודשים. מומלץ כי ועדת תמיכות תתאם את ישיבותיה לגיבוש המלצה לאישור התמיכה כך שתעמוד בלוח הזמנים שקבע משרד הפנים. כמו כן, מומלץ כי ישיבות בנוגע לאישור תמיכות יתקיימו סמוך ככל 9 הניתן למועד שבו הוגשו הבקשות, על מנת לתת לעמותות מענה בנוגע לאישור או דחיית בקשתן לתמיכה בפרק הזמן הקצר ביותר שניתן.
7 . העדר בדיקת שלמות הבקשות - בבדיקת הביקורת נמצא כי הבקשות לקבלת תמיכות לא נבדקו )טכנית( טרם העברתם לוועדת התמיכות. מומלץ להקפיד על בחינת טפסי הבקשות בהתאם לנדרש בהנחיות משרד הפנים לרבות קבלת מסמכים המהווים תנאי סף בטרם דיון בבקשות.
8 . חוות דעת שגויה מטעם מנהלי האגפים – בבדיקת הביקורת נמצא כי גם מנהלת האגף לשילוב חברתי וגם מנהל אגף הספורט העבירו לוועדת תמיכות חוות דעת שאיננה מבוססת על התבחינים שנקבעו. כל אחד ממנהלי האגפים ביצע ניקוד שגוי שאינו תואם את התבחינים כפי שנקבעו בפועל. מומלץ לקבוע תבחינים כמותיים מדידים ברורים שעל פיהם ידרשו מנהלי האגפים לנקד את הבקשות. .
9 . תשלום תמיכות מתקציב שגוי – בבדיקת הביקורת נמצאו מקרים )ספורים( בהם בוצע תשלום של תמיכה בתחום מסוים מתוך תקציב תמיכות בתחום אחר. מומלץ לוודא כי רישום התמיכות יתבצע בהתאם לתחום התמיכה והתקציב הרלוונטי בכדי לאפשר ניתוח של נתוני התמיכות בעתיד.
10. העדר מנגנון לביצוע בקרה ופיקוח על הבקשות - בבדיקת הביקורת נמצא שלא נקבע מנגנון אחיד, כתוב ופורמאלי לאופן ביצוע בקרה ופיקוח על עמותות וארגונים שקיבלו תמיכות. בהעדר נוהל עבודה כתוב, הכולל לוחות זמנים קבועים ואחידים ובהעדר מנגנון דיווח לא ניתן לבחון את אופן ביצוע הבקרה ואת האפקטיביות הנדרשת. לדעת הביקורת נדרש להוסיף בטפסי הבקשות הנחיה ברורה בדבר הצורך להעביר דוח כתוב בסוף כל שנת פעילות המפרט באופן ספציפי את השימושים שבוצעו בכספי התמיכה העירונית.
תגובת רכזת ועדת תמיכות מיום 2020.1.20 :
"קיבלתי את דוח הביקורת שערכת בחודשים מאי – אוקטובר 2019 במהלכם בחנת נהלים פנימיים ותהליכי עבודה בהתבסס על נתונים ואסמכתאות שסקרת. קראתי בעיון את הממצאים שעלו בנוגע לאופן ההתנהלות נושא התמיכות על כל פרטיהם, מגיבוש המלצה לתבחינים על ידי ועדת תמיכות ועד סיום התהליך בביצוע התשלומים לעמותות, והמלצותיך בהתאם. הערותיך שהועלו יישומו ויוטמעו בתוכנית העבודה השוטפת כחלק משגרת פעילות האגף, אפעל ליישומן, לשיפור וייעול עובדתי בהתאם למכתב. ברצוני להודות על העבודה המקצועית והביקורת הבונה. " 10 תגובת היועץ המשפטי מיום 2019.12.26. . . " :
1 .ראשית, לדעתי חשוב לציין כי כל נושא התמיכות החל בעיריית לוד בשנת 2015 וההתקדמות משנה לשנה הייתה תוך כדי תנועה. מנהלי האגפים ורכזת הוועדה נדרשו לראשונה לעסוק בנושא, מבלי שקיבלו הכשרה מתאימה, אלא הנחיות מעת לעת מהיועמ"ש ומהגזבר. על כן כדאי וראוי לנתח את הליקויים, בקונטקסט הרחב של תחום שלם שהחל למעשה מאפס.
2 .לוועדת התמיכות אין כלים אמיתיים, זמן ומשאבים, במסגרת הדיון בוועדה, על מנת לבחון את הבקשות בהתאם לתבחינים שנקבעו ובהתאם לתנאי הסף הנדרשים, כפי שפורסמו בקול הקורא ובטפסי הגשת הבקשות. על כן, חברי הוועדה נדרשים להיסמך על חוות הדעת והמלצות המנהלים המקצועיים הרלבנטיים, אשר אמורים לבחון את הבקשות, והתאמתן לתנאי הסף ולתבחינים.
3 .כדאי שהדו "ח יכלול המלצות לשינוי מהותי של התבחינים, באופן שיהיה ניתן לבחון באופן ברור, את השימוש בתקציב התמיכות לפרויקטים מסוימים, וזאת על מנת למנוע מתקציבים עירוניים להגיע להוצאות שאינם במישרין לטובת תושבי העיר"
נושא שני: יישום החוק להגברת אכיפת דיני העבודה:
הביקורת העלתה כי העירייה לא גיבשה נוהל פנימי פרטני בתחום אכיפת דיני עבודה עם קבלני שירות כמתחייב במפורש בהוראות חוזר מנכ"ל משרד הפנים. בהעדר נוהל עירוני מחייב ומפורט העירייה פועלת ליישום הוראות החוק כפי שרואה לנכון בעל התפקיד הרלוונטי העוסק בתחום. המלצות: יש לגבש נוהל פנימי פרטני שיסדיר את תהליכי העבודה והפיקוח של העירייה על הקבלנים, ויגדיר את מרכיבי השכר והתנאים הסוציאליים הנלווים שאותם יש ליישם על פי הוראות החוק, הפסיקה והוראת החשכ"ל, על מנת לאתר ולמנוע תופעות של הפרת זכויות עובדים המועסקים על ידי הקבלנים נותני השירותים לעירייה. התייחסות הגזבר מיום 19.5.27 " נהלי העבודה ידועים ופשוטים. אין צורך לגבות כל דבר על גבי מסמכים. קיימת החלטה בעירייה כי כל התקשרות בנושא שמירה, הסעדה וניקיון עתיר כוח אדם יבצעו באמצעות משכ "ל מכיוון שבמסגרת משכ "ל יש את המעטפת של בדיקת זכויות עובדי הקבלן" .
נושא שלישי: הסעת תלמידים למוסדות החינוך הרגיל והחינוך המיוחד:
1 . מחלקת ההסעות מופקדת על הסעת התלמידים בחינוך המיוחד ובחינוך הרגיל במהלך כל שנת הלימודים ובחופשות. בנוסף מוסעים התלמידים לחווה החקלאית. מדובר בכ- 100 מסלולים במהלך כל השנה.
2 . שיבוץ התלמידים במסלולי ההסעות נערך במחלקת ההסעות, ללא הסתייעות בתוכנית ייעודית לשיבוץ תלמידים בהסעות.
3 . תעריפי המסלולים נקבעים במכרזים ומאושרים על ידי משרד החינוך אשר משתתף בשיעור %80 מעלות ההסעה המאושרת.
4 . העירייה מסיעה בחינוך הרגיל גם תלמידים אשר אינם זכאים להסעה על פי משרד החינוך, תמורת תשלום חודשי.
5 .לא נמצא תיעוד להחלטה לארגן הסעות לתלמידים אשר אינם זכאים ולהשתתף במימונה ובין היתר מי הגורם שהחליט על כך.
6 . לא הוצג תחשיב כלכלי כיצד נקבע סכום השתתפות הורי התלמידים שאינם זכאים להסעה.
7 . לא הוצג מסמך המופץ להורי התלמידים אשר אינם זכאים להסעה בדבר האפשרות להסעה במימון העירייה.
8 .השתתפות העירייה בעלות העסקת המלווים בהסעות הגיע לשיעורים הנמוכים משיעורי ההשתתפות אשר נקבעו על ידי משרד החינוך )%25.)
9 . עלות ההסעות בפועל בשנים תשע"ז ו- תשע"ח הייתה גבוהה יותר מהעלות התיאורטית, אשר נקבעה על ידי משרד החינוך. בשנה"ל תשע"ז גבוהה בסך- 626,1 אלש"ח ובשנה"ל תשע"ח גבוהה ב- 486,2 אלש"ח. בעלות הוצאה זו אין השתתפות של משרד החינוך .
10 . על פי הקריטריונים אשר נקבעו על ידי משרד החינוך, העירייה זכאית להשתתפות משרד החינוך בשיעור %50 מהעלות המאושרת של ההסעות. בפועל משרד החינוך השתתף בשיעור %80 מעלות ההסעה.
11 . שיבוץ המלווים בהסעות התלמידים הזכאים מחייב חוות דעת מקצועית הקובעת את מספר התלמידים לכל מלווה.
12 . מספר ימי ההסעות בהם חויבה העיריה על ידי הקבלנים אינו תואם את מספר ימי ההסעות בהם השתתף משרד החינוך בעלות ההסעה.
13 . חלק מהתעריפים בהם השתתף משרד החינוך אינו תואם את התעריפים אשר שולמו לקבלני ההסעות.
14 . דוחות הבקרה על חברות ההסעה אינם כוללים את כל הפרטים הנדרשים.
15 . נמצאה חברת הסעה אשר צברה מספר רב של דוחות בקרה המעידים על אי עמידה בהוראות המכרז.
נושא רביעי: סדר יום בוועדה לתכנון ולבנייה:
1, בשנים 2017 ו- 2018 התקיימו 13 ו- 12 ישיבות בהתאמה של הוועדה לתכנון ולבנייה או ועדת המשנה.
2 . הקלטות של ישיבות הוועדה לתכנון ובנייה וועדת המשנה לא נשמרו במקום מרוכז אחד וחלקן לא אותרו לצורך הביקורת.
3 . אין הקפדה לרישום שמו של חבר הוועדה אשר החליפו מ"מ בנוכחות בישיבה.
4 . אין הקפדה לפרסום סדר היום באתר האינטרנט במועדים הקבועים בחוק.
5 . אין הקפדה לפרסום החלטת הוועדה במועדים הקבועים בחוק.
6 . לא קיימים נהלי עבודה כתובים המגדירים את סדר פעילות הכנסת התיקים לוועדה לרבות נהלים בנוגע לריכוז, ניהול, פרסום, שינוי ושמירה של שינויים. 7 . אין הקפדה לציין בסדר היום את המלצות יועצה המשפטי של הוועדה.
8 . לא מתנהל תיעוד לדיונים והחלטות שהתקבלו בדיוני ההכנה לאישור סדר היום עם יו"ר הוועדה.
9 .לא נמצא תיעוד לשליחת הזימונים וסדרי היום לחברים ומשתתפים אחרים בישיבות הוועדה.
10 . נמצא כי %41 מסדרי היום בשנים 2018-2017 נשלחו באיחור מהמועד הקבוע בחוק.
11 . קיימות הרשאות גישה לביצוע עדכונים בסדר היום למספר גורמים שונים לרבות עובדים שכבר אינם מועסקים בוועדה או בעירייה.
12 . ניתן לבצע שינויים בסדר היום גם לאחר הפצתו ופרסומו באתר האינטרנט ללא התראה.
13 . ב- %45 מהישיבות שהתקיימו בשנים 2018-2017 נמצאו שינויים לאחר הפצתם וללא אישור יו"ר הוועדה.
14 . לא נמצאו אישורי יו"ר הוועדה לשינויים בסדר היום לרבות שינויים בהמלצות אגף ההנדסה.
15 . בבדיקה פרטנית של הליך סדר היום לקראת ישיבה מס' 135 מתאריך 2018.1.30 נמצא כי בוצעו שינויים בין סדר היום שהוצג בוועדה לבין סדר היום שנשלח לחברים ולמשתתפים לצורך הכנה לוועדה בתאריך 2018.1.22 בתוכן ארבע בקשות שונות ללא עדכון נוסף של החברים והמשתתפים טרם הוועדה לשינויים. באחת הבקשות מדובר בטעות מהותית של בודקת התוכניות שהפך את המלצת האגף מהמלצה כי אין מניעה לאשר )בסדר היום שהופץ מראש( להמלצה לסרב לבקשה. הטעות אותרה על ידי הצוות המקצועי לאור הפצת סדר היום טרם הישיבה ולאורה בוצעו דיונים פנימיים של הצוות אשר הסתיימו ערב לפני יום הוועדה.
נושא חמישי: בקרות כספיות בחברה הכלכלית:
1. נהלים והנחיות
באגף הכספים לא נמצאו נהלי עבודה כתובים ופורמאליים המפרטים את שלבי העבודה בכל תהליך, מי הגורמים האחראים לבצע אותם ומה הבקרות הנדרשות בביצוע והבקרה הנדרשת על ידי הגורמים הממונים. )נמסר לביקורת כי בעקבות הביקורת הוכנו נהלים חדשים.
2. זכויות חתימה
זכויות החתימה בבנק ובמס"ב לא תאמו לזכויות החתימה של החברה; במס"ב לא עודכנו זכויות חתימה עם החלפת בעלי תפקידים. )נמסר לביקורת כי הליקוי תוקן.
3. ניהול ספקים במערכת
3.1 .בחברה היו חסרים מנגנוני בקרה על פתיחת וניהול ספקים במערכת; בטפסי פתיחת ספק של החברה חסרים מספר מרכיבי בקרה חשובים. נמסר לביקורת כי עודכן במהלך הביקורת.
3.2.החברה אינה מקפידה לעדכן במערכת כשספקים הופכים להיות "לא פעילים", דבר שעלול לחשוף את החברה לתשלומים לא תקינים בעתיד. נמסר לביקורת כי הנושא נלקח בחשבון בנוהל החדש בנושא.
4 .אישור תשלומים
נמצאו פערים בתיעוד תהליך אישורי התשלום במערכת המידע. נמסר לביקורת כי עם הטמעת המערכת ההנדסית החדשה התהליך תוקן. 5 .ביצוע תשלומים
5.1. המחאות - נמצאו חולשות בשימוש בהמחאות, לדוגמה: שימוש בהמחאות ידניות ללא העתק ואי רישום פרטים מלאים בספח, חולשות בתיעוד המחאות מבוטלות, אי ביצוע בדיקת רציפות החמאות. במסר לביקורת כי הוזמנו פנקסי המחאות חדשים עם העתקים ושופרו תהליכי הבקרה על השימוש בהמחאות וביטולן; כמו כן, צומצם השימוש בהמחאות.
5.2 . מס"ב - שני ההתקנים שבאמצעותם מאשרים את התשלומים דרך מס"ב נמצאו ברשות חשבת החברה אשר מבצעת את התשלום בפועל במס"ב באמצעות ההתקנים והסיסמאות האישיות של מורשי החתימה. נמסר לביקורת כי הליקוי מתוקן.
5.3. העברות בנקאיות – אין הערות.
5.4. קופה קטנה – הועלו מספר ממצאים בנוגע לניהול הקופות הקטנות, לרבות ערבוב כספי מזומן שהתקבלו בחברה עם הקופות הקטנות, אופן אחסנת כספי הקופה הקטנה, גובה הקופה הקטנה, אי קביעת רף כספי עליון לשימוש בקופה קטנה והעדר בקרה מספקת על הקופה הקטנה. נמסר לביקורת כי הליקוי תוקן במסגרת נוהל חדש בנושא.
5.5 .כרטיסי אשראי - התיעוד בגין הוצאות בכרטיסי האשראי אינו מספק. נמסר לביקורת כי הבקרות חוזקו במסגרת נוהל חדש בנושא.
6 .התאמות בנקים
6.1. העדר הפרדת סמכויות מספקת בתהליך התאמות בנקים או לחילופין העדר בקרה מפצה מספקת.
2.6. העדר תיעוד מספק להתאמות הבנקים. (נמסר לביקורת כי הבקרה המפוצה תתועד וזה יעוגן במסגרת הנוהל.)
7 .תזרים מזומנים
מנוהל תזרים צפוי לחודש קדימה בלבד. (נמסר לביקורת כי יבחן שיפור אופן ביצוע תזרים המזומנים.)
יצוין כי רוב הליקויים תוקנו במהלך הביקורת, לרבות עריכת נהלי עבודה לפעילויות השונות שקשורות לניהול הכספי. כמו כן, הוטמעה מערכת הנדסית חדשה שעל פי התייחסויות סמנכ"ל הכספים משפרת את הבקרות באופן משמעותי.
להלן ההתייחסות הכללית של סמנכ"ל הכספים. קטעים מהתייחסותו שולבו בפרקים הרלוונטיים בדו"ח ככל שמצאנו לנכון:
"ראשית נציין כי אנו מברכים על הליך הביקורת הפנימי ורואים בו הזדמנות ללימוד ושיפור התהליכים והבקרות בחברה. פועל יוצא של האמור הינו כי החברה יישמה באופן מיידי את הערות המבקר, תוך כדי הליך הביקורת ואף מבלי להמתין לקבלת טיוטת הדו"ח. לגופו של עניין ולאחר שקראנו את טיוטת הדוח בעיון, התרשמותנו הכללית הינה כי מרבית הממצאים בדוח הינם טכניים במהותם. נבקש להדגיש כי לא נמצאו בדוח סיכונים או חשיפות מהותיות לחברה. כן נציין כי במהלך השנתיים האחרונות החברה עוברת הליך של צמיחה מואצת הבא לידי ביטוי גם במחזור החברה אשר צמח מ- 22 מלש"ח בשנת 2017 ל- 104 מלש"ח בשנת 2019 תחזית עדכנית. במסגרת האמור עובדת החברה על בנייה והגדרה של תהליכי עבודה בכלל יחידות החברה לרבות אגף הכספים. אנו בטוחים כי אימוץ ההמלצות יתרום לשיפור ההתנהלות העתידית וכאמור לעיל, מרבית ההמלצות כבר הוטמעו בהליכי העבודה של אגף הכספים."
תגובות
כתבות אחרונות בחדשות לוד
לוד פותחת היום את חודש הספורט במסיבת זומבה לנשים
מהפכת ההתחדשות העירונית בלוד על המפה: לראשונה – מפת Waze עירונית לתושבים
250 רקדנים על במה אחת: האקדמיה למחול של תמי מיכאלי בן דוד סחפה את לוד
לוד תחגוג את העצמאות ויום ירושלים: מוסדות החינוך יפעלו כרגיל למחרת
